Lectura Nº12: La Solemnidad

Saludos compañeros blogueros e internautas quienes comparten con nosotros en este espacio: LEGE: Gerencia Esencial. Había dejado intencionalmente un tiempo de descanso para permitirme compartir ideas con algunos amigos y conversar sobre lo que fue el Acto de Graduación (en el cual, cómo saben, recibí mi título de maestría recientemente), y precisamente el título de esta lectura: La Solemnidad.

Haciendo honor al título de este blog, es necesario hacer una crítica constructiva para que la Gerencia de Protocolo de la Universidad de Oriente evolucione, más allá de la esencia, sobre lo que realmente es un Acto Solemne. 

De acuerdo a la Real Academia Española, solmene significa Celebrado o hecho públicamente con pompa o ceremonias extraordinarias, majestuoso, e imponente. Pues bien, nuestro acto de graduación cumplió con lo público y las ceremonias extraordinarias, pero estuvo muy lejos de ser majestuoso e imponente.

Hace 10 años, cuando me gradué de ingeniero, recuerdo que el protocolo para el acto de graduación ya debía empezar a revisarse, pues se manejaba un volumen muy grande de personas en los actos (tanto de graduandos como de familiares), y este hecho generaba incomodidades en los asistentes, por lo prolongado que se volvía el mismo y porque nuestras condiciones climáticas tropicales nos sofocaban, literalmente hablando. Pese a ello, aun se estaba dentro del margen de lo tolerable. La sorpresa, 10 años después y en la misma Universidad de Oriente, es cómo un evento para 1260 graduandos tenía una logística que parecía para 1800 personas. En este orden de ideas, era fácil vislumbrar que con una asistencia promedio mínima de 2 invitados por cada graduando debían esperarse al menos 3800 asistentes. Sin embargo esto no fue así y hubo un déficit de más de 2000 asientos para “el acto solemne”.

Realmente ver sufrir a madres, padres, familiares y amigos por un espacio de sombra, por un lugar para sentarse o por una posición para poder ver a esa persona especial recibir su título, fue deprimente, sobre todo para algunos quienes tuvieron que conformarse con sólo escuchar su nombramiento, ya que ni siquiera pudieron alcanzar a ver desde donde estaban. Más aun, observar como la entrega de títulos parecía más bien una “carrera de relevo”, dista mucho de ser algo majestuoso.

Esto no sólo está pasando en Universidades, sino en instituciones, y hasta en eventos públicos. ¿Pero qué podemos hacer nosotros al respecto? Bueno, como siempre he dicho y es parte de nuestro lema en LEGE, no debemos quedarnos nada más en la crítica, sino que debemos fomentar alternativas de solución. Por eso, lo primero que hice fue conversar con parte de las autoridades al respecto, hacerles llegar mi opinión e indagar la razón por la cual eso ocurría. Inicialmente pensé que era un problema de recursos económicos, pero luego de indagar un poco, mi interpretación final es que están ocurriendo dos fenómenos organizacionales: En primer lugar, el “siempre se ha hecho así”; y en segundo el “es más fácil hacerlo así”. Nuestro deber, como investigadores y como profesionales es mejorar los procesos, no conformarnos con lo existente (y más si evidentemente son disfuncionales). Por esta razón, comparto algunas ideas que pudieran apoyar a una posible mejora en estos actos y recuperar su solemnidad:

1. Manejar un Máximo de Graduandos por Acto: Si en lugar de concentrar todos los graduandos en un único acto, se hubieran dividido 625 en la mañana y 625 en la tarde, las 1800 sillas hubieran sido suficientes. Por lo general el pago de esta logística es por día, lo cual quiere decir que no se incurriría en gastos adicionales.
2. Que Cada Núcleo Tenga su Acto: Esto reduciría considerablemente el número de graduandos, haciéndolo más manejable a nivel de protocolo y logística; y adicionalmente fomentaría una competencia sana inter-núcleos, donde pudieran generarse programas de premiaciones y reconocimientos.
3. Colocar Toldos para Mitigar el Calor: Mínimo para los graduandos, que tienen su ropa de gala y sobre ella la vestimenta de graduación, y deben permanecer inmovibles durante todo el acto.
4. Negociar el Uso de Locales Aclimatados: Muchas empresas e instituciones (públicas y privadas) disponen de salones acondicionados para este tipo de eventos con capacidades hasta de 2000 personas. Es posible tramitar un alquiler o un préstamo con pagos mínimos de acondicionamiento, del cual la empresa o institución pueda lucrarse a nivel de imagen y la universidad beneficiarse por su uso. Es una estrategia Ganar-Ganar.
5. Recaudar Fondos: Si bien pudieran existir restricciones en algunas universidades que prohíban solicitar dinero a los graduandos para realizar dicho acto, esto no es limitante para que los propios graduandos organicen una recolección de fondos bajo las múltiples denominaciones que existen: Rifas, Vendimias, Matinés y otros, cuyos fondos pueden favorecer la mejora de las condiciones del acto solemne.
6. Ajustarse a la Legalidad, pero Evitar la Ineficiencia: En el caso hipotético de que el reglamento universitario impida introducir mejoras en este proceso (por ejemplo, que especifique que el acto de graduación debe ser único y no puede dividirse por núcleos o por turnos mañana-tarde-noche), entonces debe pensarse seriamente en la reforma del mismo.
7. No Trasladar el Problema al Usuario: Por favor, evitemos el mal que observamos en muchas organizaciones y empresas de hoy en día, donde para expiar sus culpas trasladan el problema al usuario, en lugar de proporcionarle un mejor servicio. Un ejemplo de esto sería si alguna autoridad expresara que “el reglamento no lo permite” o “si se dividen los actos, las autoridades tendrán que viajar a cada uno de ellos”, entre otros. Este tipo de actitudes y posiciones “cómodas” deben evitarse y por el contrario, debe pensarse en el beneficio de los nuevos profesionales, no en su detrimento.

Estas son sólo algunas ideas que pudiesen contribuir a la mejora de nuestras instituciones, y a su evolución en la forma de gerenciar los procesos. Si tienes otras que pudiesen ayudar, no olvides dejarla en tus comentarios.

Gerencia Esencial

Lectura Nº11: Triunfos Personales

Feliz día amigos lectores. Siempre es un placer compartir con ustedes conocimientos y experiencias que propendan a construir un mundo mejor, una organización más eficiente y una empresa más productiva. En esta ocasión quiero compartir con ustedes dos aspectos fundamentales y complementarios: La importancia de los triunfos personales en la mejora del rendimiento organizacional, y mi experiencia personal como autor de este blog.

 

Recientemente, he tenido la oportunidad de alcanzar un objetivo muy importante en esta etapa de mi vida, como lo es graduarme de Magister Scientiarum en Ciencias Administrativas, Mención Gerencia General. Este logro no es producto de la suerte ni de la casualidad, tampoco de ofrecer “dádivas” ni ningún tipo de intercambio, salvo mi conocimiento para merecer cada una de las calificaciones obtenidas. En mi Trabajo de Grado obtuve Mención Honorífica y Publicación, que es la más alta que se puede lograr en la institución. Cada uno de estos frutos pudo ser cosechado porque fueron sembrados, es decir, el estudio, la responsabilidad, la disciplina, los sacrificios y la perseverancia fueron claves para obtener estos resultados.

Modestia aparte, he citado mi propio ejemplo porque mi preparación como persona ha incidido notoriamente en cómo me desarrollo en mi organización, y cómo he contribuido a su mejora sustancial. Cuando un trabajador se apropia y empodera de los conocimientos que le permiten ser más eficiente, contribuye a crear un clima de trabajo más productivo y a generar armonía en los equipos; no para enaltecerse sobre otros, sino más bien para estar en mayor capacidad de ayudarse a sí mismo y a los demás. Un empleado o socio más preparado maximiza las probabilidades de éxito de tu organización, ya que le permite visualizar horizontes más amplios, percibir oportunidades e identificar riesgos potenciales que deberán ser prevenidos antes de que ocurran.

Los logros son eventos muy importantes para toda empresa, porque representan un objetivo que fue anhelado y finalmente alcanzado. Así mismo, los triunfos personales son hitos extraordinarios para las personas, que marcan un antes y un después para ellos, incluso semánticamente (Bachiller – Ingeniero, Ingeniero – Magister, Magister – Doctor, otros). Dichos triunfos fortalecen la inspiración y motivación, no sólo del que lo alcanza, sino del equipo que lo acompaña. Una persona motivada, realiza su trabajo excelentemente, pero un equipo motivado, produce resultados muy positivos para la empresa. He allí la importancia de los triunfos personales dentro de las organizaciones. Un proyecto cumplido, una nueva idea de algún miembro del equipo para aumentar los beneficios de la empresa  que haya sido presentada y aceptada, un incremento de las ventas o de las utilidades, son ejemplos de triunfos que pueden ser alcanzados por personas y por equipos.

En este orden de ideas, es importante denotar que dentro de un equipo, los logros personales son percibidos positivamente por el resto de los miembros, los cuales lo respaldan; a diferencia de los grupos, donde pueden existir emociones negativas como la envidia o la competencia desleal que por el contrario profundizan aun más su disfuncionalidad. Por ello es necesario fomentar y preparar verdaderos equipos de trabajo (no grupos), que sean de alto desempeño y con orientación hacia la eficiencia y productividad.

De la misma manera, es gratificante para quien alcanza una meta personal, el reconocimiento por parte de su organización. Más allá de la forma (pública, privada, económica, otras), es el gesto lo que ocasiona agrado y usualmente es bien recibido, estimulando la preparación continua. El beneficio es recíproco, gana el trabajador y gana la organización. Así que si te desempeñas como dueño o presidente de una empresa, gerente de área o líder de departamento, no olvides tomar en cuenta este pequeño pero importante detalle. Puede ir desde un simple correo electrónico especial de felicitaciones, hasta un incremento salarial por incremento de competencias. Todo dependerá de las políticas de la empresa y del uso que se den a sus recursos. 

Comparto este logro con ustedes, y lo dedico a mi familia y a mis amigos, quienes con su apoyo contribuyeron a que pudiera alcanzarlo. A ustedes, Gracias.

Msc. Mgc. Ing. Asdrúbal R., Pérez M.
Gerencia Esencial