Lectura Nº9: Proyectos en Crisis

Buen día amigo lector y compañero del blog. Iniciamos esta lectura ofreciéndoles nuestras buenas energías para que maximicen el rendimiento propio y el de sus organizaciones. Esta semana trataremos sobre un tema interesante y que a muchos nos ha tocado manejar en nuestras empresas: Proyectos en Crisis.

Actualmente, prácticamente todas las organizaciones gerencian proyectos. Bien sea desde las unipersonales, las cuales desarrollan los suyos propios, hasta las grandes corporaciones, que tienen personal dedicado a esa área. ¿Dónde se origina la crisis en los proyectos?. Pues es multicausal, es decir, tiene más de un origen; ya que un proyecto puede tener crisis de recursos, de desviación, de interrupciones, entre muchas otras. Pero existe una de especial importancia, porque implica el arrastre de los errores desde principio a fin, si no se toman los correctivos a tiempo. Es la crisis de planificación.

De acuerdo a las mejores prácticas de proyectos, orientadas por el Project Management Institute (PMI), la gerencia de proyectos se divide en 5 grupos de procesos fundamentales: Iniciación, Planificación, Ejecución, Seguimiento y Control, y finalmente Cierre. El primer grupo de procesos marca el hito para comenzar un nuevo proyecto o fase de otro ya existente. El segundo es donde nos detendremos con especial atención: Los Procesos de Planificación. Los mismos permiten “establecer el alcance del proyecto, refinar los objetivos y definir el curso de acción necesario para alcanzar los objetivos” (PMBOK, 2008, p.41).

De lo anterior se entiende que es por medio de estos procesos que se delimita temporal y espacialmente el proyecto, elaborando el plan para su ejecución, supervisión y control. Para ello se analizan los requisitos, se estructuran las actividades y responsabilidades, se prevén los tiempos de ejecución y costos; y se elaboran los cronogramas de avance y de desembolso, entre muchos otros procesos conexos (de calidad, gestión de riesgos, entre otros). Es decir, es en este grupo de procesos que se define detalladamente qué va a ser el proyecto y cómo se va a desarrollar. De allí la importancia de definirlos correctamente, pues un error conllevaría a su acarreo durante las otras fases y grupos de procesos.

Hace algún tiempo tuve la oportunidad de recibir un portafolio de proyectos en crisis, la mayoría de ellos con problemas de definición en la planificación; siendo el más grave las autorizaciones para desembolsos presupuestarios. En esta organización nos enfrentamos a una nueva estructura centralizada en la cual casi la totalidad de las solicitudes deben ser avaladas por la máxima autoridad de la organización (que está incluso fuera de la zona geográfica). Esto ha generado una serie de controles burocráticos que han ralentizado notoriamente la ejecución de los proyectos, ocasionando una desviación desproporcionada de los mismos y adicionando una serie de riesgos nuevos que no fueron contemplados originalmente. Por ahora, la detección de las desviaciones y su comunicación ha generado una “sutil” reacción por parte de quienes serían lo equivalente a una PMO: Oficina de Dirección de Proyectos (aunque en términos de eficiencia estén muy lejos de serlo), con deseos de mejorar la situación, pero no basta con los deseos, es necesaria la acción.

 

Como respuesta parcial, hasta el momento, el equipo de proyectos está re-evaluando los riesgos, documentando el aumento de los mismos y el de sus costos, ocasionado por los retrasos en las aprobaciones.  Lo tomamos como una oportunidad para hacer esto del conocimiento de todos los interesados y esperamos contribuir a la solución del problema, ya que por ahora está fuera de nuestro alcance cambiar los procedimientos burocráticos existentes.

Existen muchas formas alternativas de buscar soluciones a los problemas, ¿De qué forma crees tú que podrías abordar las crisis en los proyectos?. Déjanos conocer tus opiniones y comentarios al respecto.

Gerencia Esencial

Lectura Nº8: Cumple con tus Funciones

Bienvenido amigo lector al Blog. Esta semana compartiré con ustedes  reflexiones sobre lo que son tips básicos para el funcionamiento de toda organización: El cumplimiento de las responsabilidades.

Como bien saben, una organización consta de dos o más personas que trabajan de forma colaborativa y cumplen determinadas funciones que apoyan el objetivo para lo cual fue concebida la misma. En este sentido, el concepto de organización ha evolucionado ampliamente, y podríamos incluso hablar de roles, más que de personas, pues hoy en día podemos observar organizaciones unipersonales, donde un solo individuo desempeña múltiples roles que le permiten ir  en la búsqueda de su misión. Bajo esta perspectiva, y como existen muchas corrientes y conocimientos ampliamente divulgados sobre la teoría organizacional, no es mi interés profundizar (en esta ocasión) sobre dichas teorías, sino más bien sobre los aspectos que ayudan a que la misma funcione, partiendo desde las personas que hacen vida en ella. A continuación expongo una breve síntesis de las 6 funciones básicas que debes cumplir responsablemente:

1) Planifica tu semana de trabajo: A finales de la semana, realiza un ejercicio de planificación. Organiza en el tiempo lo que harás la semana siguiente, al menos  por día y por turno (mañana – tarde – noche). Lleva una agenda de trabajo y apunta las citas. El lunes comienza el día validando tus compromisos y realiza modificaciones de ser necesario. De allí en adelante, trata de mantener tu agenda, revisando siempre a primera hora de la mañana cuales son “las actividades del día”. Verás que prestándoles atención, terminarás con las mismas antes de que finalice la jornada.

2) Cumple con tu horario de trabajo: Una regla básica conocida por todos e infringida por muchos. Cuando te retrasas en el trabajo, no sólo afectas tus compromisos, sino el de los demás. Aquel equipo que te espera en una reunión, o el colega que espera esa información para las 8:00am y ahora la recibirá a las 08:30am o las tareas que no podrás hacer porque quedaron desfasadas son sólo un ejemplo de ello. Igualmente, cuando sales todo el tiempo tarde de tu trabajo también hay inconvenientes: Tu familia te extraña, tu mascota y tus responsabilidades en el hogar, y además tus niveles de estrés se disparán. No creas que salir tarde de tu trabajo significa mayor productividad, pues puede ser lo contrario: O estás siendo ineficiente, o se te ha asignado mayor carga de la que puedes soportar (en cuyo caso tu supervisor debe revisar que es lo que está pasando). En otras lecturas podremos compartir ampliamente este punto, pero como tip general, procura llegar 10 minutos antes de lo planeado a tus compromisos y eso te ayudará a ser más eficiente.

3) Conoce cuáles son tus funciones: Cada persona dentro de la organización está allí para cumplir con una función. Aun en los casos donde no existe una descripción formal del cargo, del rol, o de las actividades; existe al menos un acuerdo verbal e implícito que define lo que debes hacer. Sino conoces claramente qué es lo que tienes que hacer, nunca sabrás si lo estás haciendo y si lo estás haciendo bien o mal. Asegúrate de esto. Si tienes dudas, despéjalas con tu supervisor, pues él y tus compañeros esperan un buen desempeño de ti.

4) Procura conocer a tu cliente: Esto te dará una mayor apertura y acercamiento, así como te permitirá detectar nuevas necesidades que podrás transformar en oportunidades de éxito a futuro. Este punto tiene una relevancia aun superior si te desempeñas en una organización de servicios, donde además de conocerlo, debes buscar los mecanismos para recibir su “feed back” o realimentación, e identificar así aspectos de mejora y de satisfacción conseguida.

5) Si detectas algo que pueda mejorarse, anótalo: Muchas veces en nuestro trabajo notamos (o nos comentan) situaciones o hechos que parecieran no funcionar de la mejor manera. Si es así, en primera instancia anótalo en una hoja especial (diferente, separada de tus anotaciones regulares, o al menos con una señal que la distinga del resto). Luego, cuando tengas un momento de revisión, revisa tus anotaciones y reflexiona sobre cómo podría solucionarse o mejorarse dicha situación. Formular una propuesta o alternativa ante tus supervisores puede generarte grandes recompensas, promociones y reconocimientos.

6) Al final de la jornada, revisa tu desempeño: Disciplinadamente, antes de armar tu plan de la semana siguiente, autoevalúa el desempeño de tu semana. Revisa lo que tenías pautado hacer versus lo que realmente hiciste. Aquellas cosas que lograste hacer, en cuanto tiempo lo lograste; y las que no, las razones. Esto te permitirá mejorar en tus estimaciones, así como reprogramar las tareas pendientes.

Con estos sencillos pasos, tu productividad y la de tu organización mejorará, y pronto estarás un paso delante de los demás.

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Lectura Nº7: La Disciplina

Un estimado y fraterno saludo a nuestros lectores y colaboradores. Les pido disculpas, pues he estado un poco retirado del blog hace varias semanas, en vista de que tuve que atender múltiples compromisos. Sin embargo, ya estoy de nuevo para compartir con ustedes precisamente una temática que guarda una relación muy estrecha con esa situación: La disciplina.

La disciplina es el valor que nos permite mantenernos firme y consecuente ante el cumplimiento de los deberes que hemos asumido como propios. Es el cumplimiento riguroso de los horarios, cronogramas, rutinas diarias y semanales que nos hemos autoimpuesto con la finalidad de alcanzar un objetivo. En este orden de ideas, la disciplina nos permite cumplir con nuestro plan, y forma parte del cuarto proceso de las funciones administrativas: Controlar. Nos ayuda precisamente a regularnos, al actuar como una especie de “conciencia” que nos dice que debemos hacer… lo que tenemos que hacer. 

Fuente: González (2012), Revista Etcétera

Recientemente un gran amigo participó en un evento deportivo de talla internacional y logró unos excelentes resultados. Nuestro atleta Monaguense: Yobert Ramos. Este joven es un atleta que se destaca en la modalidad: Natación con Aletas, un deporte poco conocido en el país, pero que gracias a la perseverancia y disciplina de Yobert en sus entrenamientos, rindió los frutos que esperaba: Medallas y Records Nacionales en el Panamericano de Natación con Aletas realizado en Cali, Colombia, en Marzo de este año 2012. Este deportista se levantaba temprano, hacía una rutina de estiramiento y calentamiento, posteriormente entrenaba en la piscina; luego en la tarde volvía a entrenar en el gimnasio y finalmente de nuevo en la piscina, plan que ejecutaba 6 veces a la semana porque sabía que era la forma de alcanzar su objetivo. Esa actitud y ese comportamiento reflejan la esencia de ese valor.

 

Fuente: González (2012), Revista Etcétera

Más allá de este ejemplo y de muchos otros que existen como la disciplina militar, la del hogar, entre otros; lo realmente importante es el cumplimiento de la misma. La vida laboral exhibe una clara analogía con el ejemplo citado: Levantarse temprano, arreglarse, llegar puntualmente al trabajo, hacer nuestras actividades y cumplir con nuestro plan, detectar desviaciones y ser firme a la hora de tomar correctivos. Cuando las cosas están marchando bien, es relativamente sencillo mantener esa firmeza. Pero realmente nuestra actitud disciplinada se pone a prueba cuando nos sentimos agotados, cansados o desalentados. En ese preciso instante es cuando entra en juego nuestra conciencia diciéndonos “tienes que seguir y hacer tu trabajo”. Tal vez tengamos sueño cuando nos levantamos y queramos dormir un poco más, o quisiéramos completar las tareas del día al final de la semana, o no evaluaríamos nuestra gestión, aun cuando hay  indicios de que algo no anda bien; pero si actuamos de la forma correcta, lo haremos; y esto forma parte esencial de nuestro éxito como profesionales.

Dicho esto, mi invitación a todos es que hagamos de este valor un hábito en nuestras vidas, y empezaremos a gozar, no solo de salud y paz mental y espiritual (por el regocijo que implica saber que se está haciendo lo correcto), sino de una pieza más del engranaje que nos mueve hacia nuestras metas, y en consecuencia, hacia nuestro éxito.  Actúa con conciencia, con sentido de superación y con responsabilidad, y no olvides compartir tus conocimientos, pues así ayudarás al prójimo y contribuirás a la construcción de una mejor sociedad.

Dedicado a Nuestro Gran Atleta Monaguense y Amigo de la Familia: Yobert Ramos

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