Lectura Nº9: Proyectos en Crisis

Buen día amigo lector y compañero del blog. Iniciamos esta lectura ofreciéndoles nuestras buenas energías para que maximicen el rendimiento propio y el de sus organizaciones. Esta semana trataremos sobre un tema interesante y que a muchos nos ha tocado manejar en nuestras empresas: Proyectos en Crisis.

Actualmente, prácticamente todas las organizaciones gerencian proyectos. Bien sea desde las unipersonales, las cuales desarrollan los suyos propios, hasta las grandes corporaciones, que tienen personal dedicado a esa área. ¿Dónde se origina la crisis en los proyectos?. Pues es multicausal, es decir, tiene más de un origen; ya que un proyecto puede tener crisis de recursos, de desviación, de interrupciones, entre muchas otras. Pero existe una de especial importancia, porque implica el arrastre de los errores desde principio a fin, si no se toman los correctivos a tiempo. Es la crisis de planificación.

De acuerdo a las mejores prácticas de proyectos, orientadas por el Project Management Institute (PMI), la gerencia de proyectos se divide en 5 grupos de procesos fundamentales: Iniciación, Planificación, Ejecución, Seguimiento y Control, y finalmente Cierre. El primer grupo de procesos marca el hito para comenzar un nuevo proyecto o fase de otro ya existente. El segundo es donde nos detendremos con especial atención: Los Procesos de Planificación. Los mismos permiten “establecer el alcance del proyecto, refinar los objetivos y definir el curso de acción necesario para alcanzar los objetivos” (PMBOK, 2008, p.41).

De lo anterior se entiende que es por medio de estos procesos que se delimita temporal y espacialmente el proyecto, elaborando el plan para su ejecución, supervisión y control. Para ello se analizan los requisitos, se estructuran las actividades y responsabilidades, se prevén los tiempos de ejecución y costos; y se elaboran los cronogramas de avance y de desembolso, entre muchos otros procesos conexos (de calidad, gestión de riesgos, entre otros). Es decir, es en este grupo de procesos que se define detalladamente qué va a ser el proyecto y cómo se va a desarrollar. De allí la importancia de definirlos correctamente, pues un error conllevaría a su acarreo durante las otras fases y grupos de procesos.

Hace algún tiempo tuve la oportunidad de recibir un portafolio de proyectos en crisis, la mayoría de ellos con problemas de definición en la planificación; siendo el más grave las autorizaciones para desembolsos presupuestarios. En esta organización nos enfrentamos a una nueva estructura centralizada en la cual casi la totalidad de las solicitudes deben ser avaladas por la máxima autoridad de la organización (que está incluso fuera de la zona geográfica). Esto ha generado una serie de controles burocráticos que han ralentizado notoriamente la ejecución de los proyectos, ocasionando una desviación desproporcionada de los mismos y adicionando una serie de riesgos nuevos que no fueron contemplados originalmente. Por ahora, la detección de las desviaciones y su comunicación ha generado una “sutil” reacción por parte de quienes serían lo equivalente a una PMO: Oficina de Dirección de Proyectos (aunque en términos de eficiencia estén muy lejos de serlo), con deseos de mejorar la situación, pero no basta con los deseos, es necesaria la acción.

 

Como respuesta parcial, hasta el momento, el equipo de proyectos está re-evaluando los riesgos, documentando el aumento de los mismos y el de sus costos, ocasionado por los retrasos en las aprobaciones.  Lo tomamos como una oportunidad para hacer esto del conocimiento de todos los interesados y esperamos contribuir a la solución del problema, ya que por ahora está fuera de nuestro alcance cambiar los procedimientos burocráticos existentes.

Existen muchas formas alternativas de buscar soluciones a los problemas, ¿De qué forma crees tú que podrías abordar las crisis en los proyectos?. Déjanos conocer tus opiniones y comentarios al respecto.

Gerencia Esencial