Lectura Nº8: Cumple con tus Funciones

Bienvenido amigo lector al Blog. Esta semana compartiré con ustedes  reflexiones sobre lo que son tips básicos para el funcionamiento de toda organización: El cumplimiento de las responsabilidades.

Como bien saben, una organización consta de dos o más personas que trabajan de forma colaborativa y cumplen determinadas funciones que apoyan el objetivo para lo cual fue concebida la misma. En este sentido, el concepto de organización ha evolucionado ampliamente, y podríamos incluso hablar de roles, más que de personas, pues hoy en día podemos observar organizaciones unipersonales, donde un solo individuo desempeña múltiples roles que le permiten ir  en la búsqueda de su misión. Bajo esta perspectiva, y como existen muchas corrientes y conocimientos ampliamente divulgados sobre la teoría organizacional, no es mi interés profundizar (en esta ocasión) sobre dichas teorías, sino más bien sobre los aspectos que ayudan a que la misma funcione, partiendo desde las personas que hacen vida en ella. A continuación expongo una breve síntesis de las 6 funciones básicas que debes cumplir responsablemente:

1) Planifica tu semana de trabajo: A finales de la semana, realiza un ejercicio de planificación. Organiza en el tiempo lo que harás la semana siguiente, al menos  por día y por turno (mañana – tarde – noche). Lleva una agenda de trabajo y apunta las citas. El lunes comienza el día validando tus compromisos y realiza modificaciones de ser necesario. De allí en adelante, trata de mantener tu agenda, revisando siempre a primera hora de la mañana cuales son “las actividades del día”. Verás que prestándoles atención, terminarás con las mismas antes de que finalice la jornada.

2) Cumple con tu horario de trabajo: Una regla básica conocida por todos e infringida por muchos. Cuando te retrasas en el trabajo, no sólo afectas tus compromisos, sino el de los demás. Aquel equipo que te espera en una reunión, o el colega que espera esa información para las 8:00am y ahora la recibirá a las 08:30am o las tareas que no podrás hacer porque quedaron desfasadas son sólo un ejemplo de ello. Igualmente, cuando sales todo el tiempo tarde de tu trabajo también hay inconvenientes: Tu familia te extraña, tu mascota y tus responsabilidades en el hogar, y además tus niveles de estrés se disparán. No creas que salir tarde de tu trabajo significa mayor productividad, pues puede ser lo contrario: O estás siendo ineficiente, o se te ha asignado mayor carga de la que puedes soportar (en cuyo caso tu supervisor debe revisar que es lo que está pasando). En otras lecturas podremos compartir ampliamente este punto, pero como tip general, procura llegar 10 minutos antes de lo planeado a tus compromisos y eso te ayudará a ser más eficiente.

3) Conoce cuáles son tus funciones: Cada persona dentro de la organización está allí para cumplir con una función. Aun en los casos donde no existe una descripción formal del cargo, del rol, o de las actividades; existe al menos un acuerdo verbal e implícito que define lo que debes hacer. Sino conoces claramente qué es lo que tienes que hacer, nunca sabrás si lo estás haciendo y si lo estás haciendo bien o mal. Asegúrate de esto. Si tienes dudas, despéjalas con tu supervisor, pues él y tus compañeros esperan un buen desempeño de ti.

4) Procura conocer a tu cliente: Esto te dará una mayor apertura y acercamiento, así como te permitirá detectar nuevas necesidades que podrás transformar en oportunidades de éxito a futuro. Este punto tiene una relevancia aun superior si te desempeñas en una organización de servicios, donde además de conocerlo, debes buscar los mecanismos para recibir su “feed back” o realimentación, e identificar así aspectos de mejora y de satisfacción conseguida.

5) Si detectas algo que pueda mejorarse, anótalo: Muchas veces en nuestro trabajo notamos (o nos comentan) situaciones o hechos que parecieran no funcionar de la mejor manera. Si es así, en primera instancia anótalo en una hoja especial (diferente, separada de tus anotaciones regulares, o al menos con una señal que la distinga del resto). Luego, cuando tengas un momento de revisión, revisa tus anotaciones y reflexiona sobre cómo podría solucionarse o mejorarse dicha situación. Formular una propuesta o alternativa ante tus supervisores puede generarte grandes recompensas, promociones y reconocimientos.

6) Al final de la jornada, revisa tu desempeño: Disciplinadamente, antes de armar tu plan de la semana siguiente, autoevalúa el desempeño de tu semana. Revisa lo que tenías pautado hacer versus lo que realmente hiciste. Aquellas cosas que lograste hacer, en cuanto tiempo lo lograste; y las que no, las razones. Esto te permitirá mejorar en tus estimaciones, así como reprogramar las tareas pendientes.

Con estos sencillos pasos, tu productividad y la de tu organización mejorará, y pronto estarás un paso delante de los demás.

Gerencia Esencial